Organízate mejor y simplifica tu vida
Lo primero que debes plantearte es si te gustaría hacer más “cosas” con las que realmente disfrutas o, si ya «te vale», con las que realizas.
Algunos solo pretenden que se les “pasen los días” sin más y, otros afirman que no le sacan a su vida todo «el jugo» que querrían.
Si eres de los que sienten que pueden hacer más o, estás concienciado de que puedes organizarte mejor hasta en el aspecto económico o, tu mente no deja de pensar en cómo mejorar tu calidad de vida y simplificarla, bienvenid@ al club.
Aquí van mis primeros consejos.
1. Calcula tu tiempo.
Para empezar tienes que dividir tu jornada en 3 partes incuestionables: 8 horas para trabajar, 8 horas para dormir y 8 horas para disfrutar y poder dedicarlas a tu ocio.
Si trabajas más de 8 horas, algo deberías hacer para limitarlas y, muchas veces, no es fácil aunque siempre hay que intentarlo.
De hecho, en España, comparándonos con el resto de europeos, es dónde los horarios de trabajo son más largos y dónde la productividad, sin embargo, es menor.
Parece ser que el gobierno, para conciliar la vida familiar y laboral, está pensando en que solo se trabaje hasta las 6 de la tarde ¡y ya es muy tarde!
¿Por qué la productividad española es tan baja?
♦ Porque algunos piensan que tienen muchas horas por delante y no se ponen, desde primeras horas de la mañana, las «pilas» para trabajar a fondo, de verdad y, sin perder el tiempo.
♦ Primero, se pueden bajan a tomar el desayuno, que ya suele ser tan solo un cafetito cuando lo realmente importante es hacer un desayuno completo en casa en el que no falte ningún alimento imprescindible cuidando así nuestra alimentación.
♦ Los que todavía fuman salen a ello, aunque hay que celebrar que es cada vez menos, con lo cual dejan de concentrarse en lo que estaban haciendo, se disipan y hasta pueden olvidarse, por unos momentos, del tema que tenían entre manos.
♦ Otros se levantan de la mesa de trabajo por cualquier motivo, aunque para conectarse con el resto de sus compañeros valdría un correo interno.
Poniéndose en el mejor de los casos, si os levantáis a las 8 de la mañana y, muuuchos se levantan bastante antes, hay que contar 1 hora que transcurre desde esa hora, + 8 horas de trabajo, + 1 para ir y volver del trabajo, cuando muchas veces es el doble.
En este caso aislado ya habremos consumido 10 horas de nuestra jornada y solo nos quedaran 14 horas disponibles.
Si a estas 14 horas les quitamos las 8 necesarias para el descanso forzoso, ya solo nos quedan 6 horas de asueto ¡así que ya empezamos mal!
En la hora que transcurre desde que suena el despertador hay que dejar tiempo para poder hacer un desayuno en toda regla. En muchos países de Europa se dejan todo preparado por la noche, hasta la mesa puesta.
2. Duerme 8 horas.
Muchos también lo considerarán totalmente innecesario y una “pérdida de tiempo”, cuando nada más lejos de la realidad.
Se ha comprobado con muchos estudios científicos que el que no duerme suficientemente, además de estar siempre agotado, tiene más facilidad para engordar que el que descansa lo que su cuerpo necesita.
Pero volvamos a nuestro país.
Los programas de televisión con más audiencia, sean buenos o malos, se ofrecen en horarios intempestivos, porque son las horas en las que reciben más dinero por los anuncios, el 90% de ellos o más totalmente falsos.
La Unión Europea ya ha llamado la atención en varias ocasiones a España porque los espacios publicitarios ocupan más espacio del que deben.
¿Quién hace caso?
Nadie, ni siquiera las televisiones estatales que, se suponía, no iban a tener publicidad y que la siguen teniendo, cada día más numerosa, a veces encubierta y otras por las claras.
Por ello los jóvenes cada día vez ven menos la televisión en directo. Buscan los programas o series que más les interesan en Internet y los ven en sus dispositivos móviles, cuando quieren o pueden.
Eso de “tragarse” la televisión en el momento en que se está emitiendo ya no lo hacen más que las personas mayores o, las que no lo son tanto pero que tienen mentalidad vieja.
Las personas organizadas no dejan que les roben su precioso tiempo.
Otros tienen un grabador de DVD con disco duro en el que seleccionan todo lo que desean ver a lo largo de las semanas y, si al reproducirlo no les gusta, lo borran.
También han desaparecido y han sido reemplazados por los Blurays que pasarán pronto a mejor vida porque nadie se organiza de esta manera.
3. Ten por “escrito” todo lo que tienes que hacer no solo en los próximos días sino también en los próximos meses, como por ejemplo, las vacunaciones de los niños, las revisiones médicas, las vacaciones, bodas, bautizos, las compras grandes…
Aunque muchos lo hacen en Tareas de Gmail, también se puede usar en el calendario de Gmail que se sincroniza directamente con el móvil, la Tablet y demás dispositivos.
De esta manera, de un vistazo, se consigue una visión casi panorámica de todas las obligaciones no solo en un mes sino en todo el año o más.
Aunque este calendario no esté pensado para esta función, en mi opinión, es la más fácil, rápida, eficaz y productiva.
Siempre se puede añadir, en cualquiera de los 3 dispositivos, algo que se ha olvidado o que se nos acaba de ocurrir y que quedará grabado, automáticamente, en todos los otros.
Conforme se van haciendo se van borrando para tener siempre al día y bien limpio dicho calendario.
Algunos se descargan el Wunderlist, una sencilla aplicación de gestión de tareas pendientes que ayuda a sacar cosas adelante pero, en mi opinión, son ganas de complicarse la vida.
¡¡¡ Muchos todavía llevan todos estos recordatorios en un cuaderno o agenda de papel!!!
4. Procura tener buena memoria para acordarte de lo más importante aunque lo tengas por escrito.
Los que todavía se justifican alegando que tienen “mala memoria” es porque no la quieren tener buena.
Si estás convencido de que la tuya es muy mala se puede, también, hacer “gimnasia con la memoria” para ejercitarla y, de hecho, algunos psicólogos ya organizan talleres para ello.
Ya sabes que el órgano que no se ejercita se atrofia, y muchos al tener todo “organizado «ya pasan” de ella.
La mala memoria se debe a que no se presta una buena atención a lo que se lee, se oye o se escucha, a pesar de que nuestro ilustre Ramón y Cajal (1852-1934) afirmó que “la memoria era el don más preciado y maravilloso de la vida”.
Buena memoria, la mayoría de las veces, solo equivale a tener interés en hacer algo en particular.
Los que usan en su propia ciudad en la que han nacido y vivido, a todas horas, un navegador GPS Tom Tom o similar, acaban por no poder prescindir de él, ni en pequeños recorridos.
Terminarán así siendo unos perfectos desconocedores de su ciudad, unos extraños, casi extranjeros, sin saber ni moverse.
Estos navegadores, dependiendo de su calidad, no siempre indican el mejor recorrido ni el más rápido y con menos tráfico porque para eso tienen que estar conectados con la Dirección General de Tráfico, DGT.
Una cosa es consultarle en las grandes ciudades cuando hay que desplazarse a sitios lejanos que nadie conoce, salvo sus vecinos o, para viajes, y entonces sí es imprescindible, y otra usarlo para recorridos cortos.
5. Algunas personas, no todas, pueden hacer más de una cosa al mismo tiempo siempre que ninguna de ellas requiera especial atención.
Por ejemplo, cuando alguien necesita por su trabajo hablar a menudo por teléfono, algo que muchos lo consideran ya totalmente obsoleto, a pesar de seguir siendo uno de los mejores medios de comunicación y el más rápido, se puede usar un teléfono fijo con manos libres y, mientras se habla, se pueden estar haciendo otras muchas cosas: borrar ficheros antiguos, ordenar los papeles del despacho, de la mesa de trabajo…
Si os contara lo que se puede compaginar, es decir, “realizar al mismo tiempo”… ¡más de uno se horrorizaría!
Claro que esto solo lo pueden hacer los que están solos y aislados en su despacho o trabajan desde su casa, o son autónomos…
Los que además de profesionales son amos-amas de casa pueden hasta pelar patatas, ordenar la casa, planchar los que todavía realizan esas “tareas antiguas”…
No se trata de angustiarse al querer hacer muchas cosas al mismo tiempo porque ya, en el siglo pasado, Dale Carnegie (1988-1955) hablaba de organizarse creando compartimentos estancos e ir resolviéndolos poco a poco, sin abrir uno nuevo hasta que el otro estuviera totalmente concluido.
Hay que «ocuparse» de todos ellos, uno detrás de otro pero, sin «preocuparse».
6. Habla más y escribe menos.
¿Por qué el teléfono está hoy totalmente “caput”?
Por varios motivos:
♦ A los varones en general no les ha gustado nunca hablar por teléfono y ahora menos.
♦ Porque muchos usan el mail para todo o, el WhatsApp, sin pararse a pensar si es siempre la mejor opción. Si se utiliza en grupos de familia o de amigos puede resultar muy interesante.
♦ Sin embargo, hablar es insustituible porque los correos a veces pueden transmitir una idea equivocada al tener que resumir el tema que se va a tratar.
Lo constato todos los días en los innumerables que me veo obligada a mandar.
♦ El hombre se ha comunicado desde hace siglos por la voz porque esta ya refleja, aunque sea levemente, la personalidad del interlocutor.
♦ De resultas de todo esto ya hay muchos que no saben hablar, no saben expresar sus ideas, les da “corte” y ni lo intentan.
♦ Muchos, más mujeres que hombres, no se fían todavía de comprar por Internet, algo que en personas bastante jóvenes me parece extrañísimo…, pero que ocurre.
Se debe comprar por esta vía siempre que resulte interesante pero, antes, para aumentar la confianza, se puede hablar con una persona de carne y hueso, no solamente con una máquina.
Se puede hacer esto mismo con los móviles ya que muchos, sobre todo los más jóvenes, no disponen de teléfono fijo pero, el móvil, en mi opinión, siendo totalmente imprescindible, en muchas ocasiones, es muy incómodo, puede tener poca cobertura, a punto de agotarse su batería, puede sonar en el momento más inoportuno…, casi siempre.
Al tener que arrimarlo a la cara, en el caso de las mujeres, se mancha muchísimo y cuesta limpiarlo bastante más que el manos libres de un fijo.
Y si se pone en la postura «manos libres» o altavoz, que se suele oír peor, también se sigue manchando más que el fijo debido a las denominadas gotitas de Fluggë que todos emitimos al hablar y que lo dejan como pegajoso.
Para los que, por su trabajo, tienen forzosamente que llevar unos cascos, se ha creado una banda para la cabeza que, en realidad, son unos auriculares de conducción ósea bautizados como BatBand.
Esta banda tiene la ventaja de que no nos aísla del mundo exterior porque, al no colocarse nada en los oídos, estos pueden seguir “oyendo” todo lo que sucede a su alrededor.
Conozco a más de uno que lleva los cascos puestos todo el día oyendo música mientras trabaja, y se los tiene que quitar, a veces, si le llaman por teléfono.
Respecto al uso abusivo de los auriculares con la música demasiado elevada, cada vez aparecen más casos de células sensoriales auditivas dañadas por la música demasiado elevada en ellos.
Según un informe de la Organización Mundial de la Salud, OMS, más de 1.100 millones de jóvenes en el mundo están en riesgo de sufrir pérdidas de audición a causa de prácticas inseguras de escucha, como usar dispositivos electrónicos y auriculares reiteradamente.
Este estudio, que se acaba de presentar el Día Mundial del Oído, el 3 de marzo de 2016, alerta de que actualmente ya hay más de 43 millones de jóvenes entre 12 y 35 años con discapacidades auditivas.
En los países de ingresos medios y altos casi el 50 % de los jóvenes comprendidos entre estas edades escuchan sus dispositivos electrónicos (MP3, teléfonos móviles y otros…) a niveles inseguros y, además, cerca de un 40 % de estos mismos jóvenes están expuestos potencialmente a niveles excesivos de ruido en discotecas, bares y eventos deportivos…
7. Aprende a usar tu Smartphone y evita que él te “use” a ti.
A pesar de lo dicho anteriormente, nadie hoy puede vivir sin móvil y, algunos tienen más de uno.
Además de poder conectarse casi inmediatamente con quien sea, es un artilugio imprescindible para cualquier profesional porque pesa poco, ocupa también poco espacio y puede ser una copia exacta de todo lo que se tiene en el ordenador, como es mi caso.
Como teléfono, debería usarse en casos imprescindibles y, miles, millones de personas se pasan horas y horas hablando sin tener nada que decir o wasapeando.
Recordad lo que decía Mark Twain: «El hombre es el único animal que come sin tener hambre, bebe sin tener sed y habla sin tener nada que decir».
Estos jóvenes ya no aguantan ni la publicidad en los espacios musicales como Sky.fm, Spotify…, en los que les inundan de publicidad cada poco tiempo y, por ello, todas estas innovaciones se han sacado de la manga las cuentas Premium ¡¡de pago naturalmente!!
El caso es consumir por todas partes y a todas horas.
(Ahora acaban de bajar las cuotas y, si en una familia hay 4 personas ya suscritas, lo que se llama «Spotify Family», pueden regalar a un amigo una suscripción Premium gratuita.)
8. Si tienes que estar siempre conectado y en todas partes, el móvil es imprescindible y tienes que tenerlo siempre disponible por lo que hay que tener la precaución de empezar las jornadas con él totalmente cargado para no quedarse “colgado” en algún momento del día.
Si ya sabéis que, de todas maneras, os vais a quedar sin “servicio”, es muy interesante llevar un cargador de batería externa portátil que esté siempre cargada al máximo, otro requisito más para que vuestra organización sea la mejor.
Las tenéis con más o menos capacidad pero os aconsejo que más vale que “sobre a que falte” pues, aunque al principio os parezca muy grande como los armarios, en cuanto la uséis os parecerá pequeña.
La diferencia de precio entre una y otra no es demasiada.
Una de las de mayor capacidad del mercado es la RAVPower Deluxe, uno de sus modelos disponibles proporciona 15.000 mAh, más que suficiente para múltiples cargas o para usarla también sin problemas con las Tablets.
Yo tengo esta otra, ideal para cargar 2 tablets o un iPhone casi 6 veces o, un Galaxy S6 unas 4 veces o, dar a un iPad Air una carga completa.
Son imprescindibles si vais de viaje.
9. No pierdas el tiempo con el móvil, pues muchos lo hacen sin darse ni cuenta.
Si os “caen” wasaps muy a menudo, hasta que no tengáis varios, no los miréis.
Los muy jóvenes se pasan el día haciéndolo y ya los amigos no charlan directamente, solo wasapean, lo que es una pena.
Parece que la “gracia” estriba, precisamente, en pasarse horas y horas con los pulgares en juego.
Cuando no tengo más remedio que contestarlos, lo hago siempre mandándolo como audio, algo que tampoco nadie hace. Me he asesorado por varios sitios por si era de mala educación mandarlos así y me han asegurado que no.
Es verdad que para grabarlos y escucharlos tiene que haber un silencio a nuestro alrededor y muchos se mandan y reciben en horas de trabajo.
A algunas emisoras de radio ya se les pueden mandar audios y solo audios por wasap, más rápido y cómodo que el antiguo contestador o el clásico email.
Los niños y adolescentes pasan muchas horas del día y de la noche wasapeando, cuando ya hay estudios científicos que asocian el uso abusivo de esta aplicación con un mayor riesgo de obesidad.
Una médica que se pasó toda una noche de guardia porque no tuvo ninguna incidencia, amaneció con tendinitis…
Y problemas de artrosis en los dedos pulgares están apareciendo todos los días.
Ya dedicaré un único post a ese fenómeno.
Al final, además, muchos a fuerza de poner abreviaturas acaban por no saber hablar, ni expresarse, ni escribir correctamente…
10. Reduce el uso de las redes sociales.
Quienes están en muchas redes sociales para demostrar que son muy “friquis” y dárselas de muy modernos, o tienen mucho tiempo libre o están dejando de lado otras cosas más importantes, que ellos, por supuesto, no lo considerarán como tales.
Se apuntan a cualquier aplicación nueva que surja, aunque sirva prácticamente para lo mismo, y quién mucho abarca, poco aprieta.
Por ejemplo, si ya se tiene el WhatsApp, para qué usar otros parecidos como Hangouts, Telegram, Line…
Todos los que realmente están bien organizados al final solo llevan 2 o 3, sin dejarse invadir por las demás.
Muchos de los que ya tuvieron hace casi siglos el Messenger, ahora lo han eliminado para siempre porque, por ejemplo, el Facebook Messenger puede ser una ¡trampa mortal!
Solo entro en Facebook para dar amistad, cuando me la piden, en Twitter exclusivamente para seguir a los que verdaderamente son interesantes y en LinkedIn cuando también me piden que quieren que les añada a mi red. En esta última red todos los profesionales deben estar aunque no tengan después ninguna actividad.
11. Deberíamos tener un sitio específico para cada «objeto» y que cada «objeto» esté siempre en su sitio.
A la hora de necesitarlos, los localizaremos rápidamente pudiendo usarlos sin perder nada de tiempo.
12. Crea tus propios hábitos.
Lo mismo que el libro de David Allen sobre el GTD, Get Things Done, es imprescindible para todos los profesionales que quieren conseguir en su trabajo la mayor productividad, otros que son, además, amos-amas de casa, es decir, “pluriempleados”, pueden crearse su «planning particular, su propio GTD por llamarlo de alguna manera, acoplado a sus necesidades, sobre todo si trabajan desde casa o son autónomos y se pueden organizar al máximo.
Dependerá de todo lo que tengan o quieran hacer a lo largo del día.
No importa tanto la forma o el modo de hacerlo sino conseguir una rutina en la que se sientan a gusto y en la que comprueben que van alcanzando nuevas metas que aumentan su productividad.
Habrá algunos que prefieran madrugar y organizarse a primera hora de la mañana y otros que prefieran trabajar por la noche…
Si son acciones que se deben hacer todos los días, como prepararse la vestimenta del día siguiente, chubasquero, gabardina, abrigo, paraguas …, puesto que podemos saber con antelación el tiempo que se va a tener, es mejor realizarlas la noche anterior.
Y los-las que cocinan ya 1 día a la semana para toda la familia, tendrán que programarse también el día anterior para sacar del congelador y de un solo golpe todo lo que les va a hacer falta al día siguiente. Además de aumentar su organización ahorrarán energía.
Si se tiene que coger algo de la nevera antes de marcharse de casa y evitar que se nos olvide, a pesar de llevar el calendario al día o de poner alarmas, colgar del picaporte de la puerta de salida de nuestra casa, una bolsita pequeña de plástico, y otra en la puerta de la nevera. Este detalle tan simple nos hace recordar que tenemos que sacar y llevarnos algo que necesita frío.
¡Más sencillo imposible!
La productividad personal no es algo que se aprende sin más, es una forma de ver la vida.
Yo creé este blog para enseñar a gente como todos vosotros y como yo, que pueden ser más felices dejando de perder su tiempo sin darse ni cuenta y convertirse en personas más productivas y con bastante menos estrés.
¿Os habéis parado a pensar que también puede uno organizarse no solo a la hora de cocinar, como ya os lo estoy explicando en mis últimas recetas, sino también a la hora de planificar todas las tareas del hogar, hacer la compra, poner la lavadora, planchar…?
El amo-ama de casa tiene que ser el jefe de su hogar y dominar todas las situaciones.
Ya lo iremos viendo… ¡por muy extraño que os parezca!
